A HR-Portál interjút készített munkatársunkkal, amelyet az alábbiakban olvashatnak:

A nyári hónapokban eljön a tömeges szabadságolások ideje, ami komoly feladatot ró vállalatok HR-eseire, bérszámfejtőire, illetve vezetőire is. A nagy mennyiségű papírmunka komoly hibázási lehetőségeket rejt magában, valamint sok plusz munkát jelent, ezért egyre több vállalat használ speciális szoftvereket a probléma megoldására.

A téma szakértőjével, Sáfár Katalinnal, a VT-SOFT Kft. kereskedelmi igazgatójával arról beszélgettünk, hogy miben nyújt segítséget egy munkaidő-nyilvántartó és szabadságkezelő rendszer a vállalatok dolgozói számára.

Milyen tipikus problémákkal kell szembenéznie egy HR-es vagy bérszámfejtő kollégának a nyári időszakban?

A szabadságok tervezése és nyilvántartása nem egyszerű feladat, főleg ha egy több száz vagy akár több ezer fős cégről van szó. Célszoftver hiányában nagyon nehéz összehangolni a szabadságokat és, ezáltal biztosítani a vállalat zavartalan működését. Ez az időszak a bérszámfejtés réme, hiszen a jelenléti ívek és a szabadságigénylések sokszor nem, vagy nem egy időben jutnak el az illetékeshez. Ez pedig rengeteg utólagos korrekciót és lassabb munkavégzést eredményez. Ráadásul a bérszámfejtők közül is szabadságra mennek munkatársak,  ami tovább nehezíti az adott osztály munkáját.

Milyen megoldásokat kínál egy munkaidő-nyilvántartó és szabadságkezelő rendszer?

WebÍv szoftverünkben minden munkavállaló saját maga online rögzítheti a jelenléti adatait, kérelmezheti szabadságait, amelyeket a meghatározott felettese, hagyhat jóvá, módosíthat vagy vethet el a rendszerben. Az online vezetői jóváhagyás után a szabadságok automatikusan beemelődnek a jelenléti ívbe. A munkatársak láthatják azt is, hogy hány napot használtak már fel, illetve hány nap áll még a rendelkezésükre az éves szabadság keretükből.  A vezetők pedig az egész csapat igényeit egyben láthatják, így ennek megfelelően mindenki egyszerűbben tervezhet. A bérszámfejtők számára azért jelent nagy segítséget ez a szoftver, mert minden szabadságadat könnyen elérhető és egy gombnyomással exportálhatók az adatok a bérszámfejtési rendszerbe. Így egyik szoftverből a másikba történik az adatátvétel ,és nem kell egyenként, külön rögzíteniük a munkatársak szabadságadatait, ezáltal gyakorlatilag nincs hibázási lehetőség. További előnye a rendszernek, hogy mindezt a weben keresztül történik.

Milyen előnyei vannak a webes megoldásoknak?

Az alkalmazás gyakorlatilag a világ bármely pontjáról  online elérhető  egyszerre több ezer felhasználó számára, mint egy weboldal. Ez nagyon hasznos az olyan cégeknek, amelyek ügynökökkel, vagy más egyéb, sokat utazó alkalmazottakkal rendelkeznek, de azoknak a vállalatoknak is az előnyére válik, amelyek több telephellyel rendelkeznek. A rendszer további pozitívuma, hogy a szabadságolásoknál e-mail-ben is tájékoztatja az érintetteket az adott kérelmek benyújtásáról és jóváhagyásuk státuszáról. A betegszabadságok esetében, ha az illető alkalmazottnak van otthoni hozzáférése, esetleg szkennere, akkor a táppénzes papír online csatolható a betegségnapokhoz, így azonnal igazolható a táppénz. Természetesen utólag be kell hozni az okmányt eredetiben is, de ezzel már kiküszöbölődik a fáziskésés a bérszámfejtési folyamatban.